Zásady ochrany osobních údajů a informace o zpracování osobních údajů

I. Úvodní ustanovení

1. Pro potřeby těchto Zásad se rozumí:

a) Provozovatelem společnost Actacom s.r.o., IČO: 232 02 840, DIČ: CZ 232 02 840, se sídlem Štefánikova 248/32, 150 00 Praha 5, Česká republika, e-mail: info@actacom.cz, web: www.actacom.cz (dále jen „Provozovatel“).

2. Provozovatel jakožto správce osobních údajů (dále jen „Osobní údaje“) tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování Osobních údajů, včetně rozsahu práv uživatele (jak je definován níže) souvisejících se zpracováním jeho Osobních údajů.

3. Provozovatel poskytuje své produkty a služby zejména prostřednictvím webových stránek www.actacom.cz (dále jen „Web“). V rámci této činnosti jsou Provozovatelem zpracovávány Osobní údaje:

a) v rozsahu, v jakém byly poskytnuty v souvislosti s objednávkou produktů a/nebo služeb Provozovatele, resp. v rámci jednání o uzavření smlouvy s Provozovatelem, jakož i v souvislosti s uzavřenou smlouvou; a

b) za účely uvedenými níže v bodě 4.

4. Provozovatel zpracovává Osobní údaje pro následující účely:

a) plnění smlouvy a poskytování služeb;
b) splnění právní povinnosti (zejména povinnosti účetní, daňové a archivační);
c) marketingové a obchodní nabídky služeb a produktů Provozovatele;
d) ochranu práv a právem chráněných zájmů Provozovatele.

5. Provozovatel je správcem Osobních údajů. Osobní údaje nejsou bez dalšího předávány jiným správcům; zpracovávají je pouze osoby, které Provozovatel k tomu pověřil, případně smluvní zpracovatelé na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Ke zpracovávaným Osobním údajům má přístup pouze Provozovatel a jím pověřené osoby.

II. Ochrana osobních údajů a informace o zpracování

1. Na fyzické osoby, které vyplní a odešlou Provozovateli vyplněný objednávkový či kontaktní formulář z Webu (dále jen „Uživatel“), se vztahuje zejména:

• Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů – „GDPR“),

• zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů,
  a další příslušné právní předpisy.

2. Uživatel bere na vědomí, že odesláním vyplněného formuláře (objednávkového či kontaktního) započne zpracování jeho Osobních údajů Provozovatelem.

3. Pokud Uživatel neposkytne své Osobní údaje, není možné uzavřít smlouvu s Provozovatelem a/nebo mu poskytnout služby z ní vyplývající. Osobní údaje jsou v této souvislosti nezbytné pro poskytnutí konkrétní služby či produktu Provozovatele.

4. Osobní údaje budou zpracovávány po dobu jednání o uzavření smlouvy mezi Provozovatelem a Uživatelem, a to za účelem uzavření smlouvy, jakož i po dobu trvání smluvního vztahu.

5. V případě uzavření smlouvy dle obchodních podmínek Provozovatele budou Osobní údaje zpracovávány a uchovávány po dobu následujících 36 měsíců po ukončení smluvního vztahu pro případ vzniku sporu týkajícího se vztahu mezi Provozovatelem a Uživatelem, a to za účelem ochrany oprávněných zájmů Provozovatele. Oprávněným zájmem Provozovatele je řádné a včasné plnění dohodnutého smluvního závazku mezi Provozovatelem a Uživatelem a plnění zákonných povinností, které Provozovateli ze smluvního vztahu vyplývají.

6. Za účelem plnění zákonné povinnosti archivace účetních dokladů na základě zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, budou Osobní údaje (kromě e-mailové adresy a telefonního čísla) dále zpracovávány a uchovávány po dobu 5 let počínaje rokem následujícím po roce, v němž došlo k uzavření smlouvy mezi Provozovatelem a Uživatelem, není-li právním předpisem stanovena delší doba.

7. Osobní údaje – telefonní číslo a e-mail – budou zpracovávány pro účely zasílání marketingových a obchodních sdělení po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu 12 měsíců po jeho skončení, případně do doby, než Uživatel proti tomuto zpracování vznesl námitku nebo odvolal souhlas (pokud je zpracování založeno na souhlasu).

8. Po uplynutí lhůt uvedených v článku II. odst. 4, 5, 6 a 7 Provozovatel Osobní údaje vymaže nebo anonymizuje, ledaže jejich další uchování vyžaduje právní předpis nebo oprávněný zájem Provozovatele (např. probíhající řízení před orgány veřejné moci).

9. Uživatel je povinen Provozovateli poskytnout pouze pravdivé a přesné Osobní údaje a v případě změny je bez zbytečného odkladu aktualizovat.

10. Provozovatel vynaloží maximální úsilí, aby nedošlo k neoprávněnému nebo jinak protiprávnímu zpracování Osobních údajů, jejich náhodné ztrátě, zničení či poškození. Pro tento účel přijal vhodná technická a organizační opatření.

11. Osobní údaje Uživatelů nebudou předávány do třetích zemí mimo Evropskou unii ani mezinárodním organizacím, pokud není v konkrétním případě výslovně uvedeno jinak a zajištěna odpovídající úroveň ochrany podle GDPR.

12. Osobní údaje jsou zpracovávány v elektronické podobě, a to jak automatizovaným, tak neautomatizovaným způsobem, případně v listinné podobě.

13. Uživatel bere na vědomí, že jeho Osobní údaje mohou být uloženy v datových centrech poskytovatelů cloudových a e-mailových služeb, zejména společností ze skupiny Google (Google Ireland Limited / Google LLC), pokud Provozovatel využívá služby Google Workspace či Google Cloud Platform. Tyto služby jsou provozovány v souladu s evropskými standardy ochrany osobních údajů.

14. Uživatel bere na vědomí, že při používání Webu může docházet k ukládání cookies (včetně cookies třetích stran, např. společnosti Google) na jeho zařízení. Podrobnosti o používání cookies jsou uvedeny v samostatném dokumentu „Zásady cookies“.

III. Práva Uživatele související se zpracováváním

1. Uživatel má právo (pokud je zpracování založeno na souhlasu) svůj souhlas se zpracováním poskytnutých Osobních údajů kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu se zpracováním Osobních údajů není možné v rozsahu a pro účely plnění zákonné povinnosti Provozovatele. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu též nemá vliv na zpracování Osobních údajů, které Provozovatel zpracovává na základě jiného právního základu, než je souhlas (tj. zejména je-li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, právní povinnosti či z jiných důvodů uvedených v platných právních předpisech).

2. Uživatel má dále právo:

a) požadovat od Provozovatele přístup k jeho Osobním údajům;
b) na opravu poskytnutých Osobních údajů;
c) na výmaz poskytnutých Osobních údajů („právo být zapomenut“);
d) na omezení zpracování Osobních údajů;
e) na přenositelnost Osobních údajů, jsou-li splněny podmínky dle GDPR;
f) podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

3. V případě, že by se Uživatel domníval, že Provozovatel provádí zpracování jeho Osobních údajů, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s příslušnými právními předpisy, zejména jsou-li Osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:

a) požádat Provozovatele o vysvětlení, a to e-mailem na adresu info@actacom.cz;
b) vznést námitku proti zpracování a požadovat e-mailem zaslaným na adresu info@actacom.cz, aby Provozovatel zajistil odstranění takto vzniklého stavu (např. blokováním, provedením opravy, doplněním nebo likvidací Osobních údajů).

Provozovatel o námitce rozhodne bez zbytečného odkladu a informuje Uživatele. Nevyhoví-li Provozovatel námitce, má Uživatel právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů. Tím není dotčeno oprávnění Uživatele obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů kdykoliv přímo.

4. Požádá-li Uživatel o informaci o rozsahu či způsobu zpracování svých Osobních údajů, je mu Provozovatel povinen tuto informaci poskytnout bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení žádosti Provozovatelem na výše uvedené kontaktní adrese.

5. Pokud Uživatel uplatní právo na přístup k Osobním údajům v elektronické formě, Provozovatel mu požadované informace poskytne rovněž v elektronické formě, ledaže Uživatel požádá o jiný způsob poskytnutí informací.

6. Provozovatel je oprávněn v případě opakované a zjevně nedůvodné žádosti o poskytnutí fyzické kopie zpracovávaných Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek odpovídající administrativním nákladům spojeným s vyřízením žádosti.

IV. Závěrečná ustanovení

1. Veškeré právní vztahy vznikající v souvislosti se zpracováváním Osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, a to bez ohledu na to, odkud byl přístup k Webu realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi Uživatelem a Provozovatelem jsou příslušné soudy České republiky.

2. Uživatelé, kteří prostřednictvím formulářů na Webu poskytnou své Osobní údaje za účelem uzavření smlouvy s Provozovatelem či poskytnou souhlas se zpracováním Osobních údajů, tak činí dobrovolně, svým jménem a na vlastní odpovědnost.

3. Znění těchto Zásad může Provozovatel jednostranně změnit či doplnit. O každé takové změně Provozovatel informuje Uživatele e-mailem nebo jiným vhodným způsobem (např. oznámením na Webu) nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti změn.

4. Tyto Zásady nabývají účinnosti dnem 1. 12. 2025.